Grundfunktioner/basmoduler

Här beskrivs översiktligt några av systemets funktioner. För en komplett beskrivning hänvisas till systemets användar- och systemhandbok

Enhet, kan vara hela företaget/organisationen eller exempelvis ett projekt. Systemet hanterar obegränsat antal enheter.

Dokumentplanen, skapas i systemet och till varje område knyts därefter dokumenttyperna. Dokumentplanen kan med fördel utformas med verksamhetens olika processer som grund. Systemet är konstruerat för att underlätta arkivering och gallring och är förberett för att kunna anpassas till organisationens arkivhantering.

Scannern, ansluts oftast till servern för att möjliggöra att alla kan scanna dokument. För användare som scannar ofta och mycket kan scanner anslutas direkt till arbetsstationen.

Med hjälp av olika profiler kan inställningar, såsom enkel- dubbelsidigt, upplösning, kontrast med mera sparas och enkelt tillämpas. Förutom att registrera scannade dokumentet kan de skrivas ut (kopiator-funktion), mailas osv. Scannermodulen har funktioner för att ta bort tomma sidor, elektroniskt räta upp snea sidor, ta bort lite av kanten med mera. Med standard-inställning komprimeras det scannade dokumentet och lagringen sker i pdf. Systemet kan OCR-tolka text för vidare bearbetning i ordbehandlingen.

Dagbok, kan varje användare skriva, för att sen enkelt återsöka bland anteckningarna.

Krypterade dokument kan skapas och för att läsa dokumentet måste krypteringsnyckeln anges.

Sökning efter dokument kan göras genom att ange något av de registrerade uppgifterna om dokumentet. Sökbegrepp kan kombineras genom och/eller. Det går att söka i pdf-filer som är skapade via ordbehandlingen (eller OCR-tolkade).

Distansarbete sker med hjälp av check-ut/in funktionen som gör att användaren kan arbeta i sin personliga katalog utanför kontoret. Envägs-synkronisering av hel enhet kan ske till exempelvis laptop eller USB-hårdisk.

Serverprogrammet är byggt för att underlätta hanteringen av systemet utan att behöva specialist-kunskaper för den normala driften. Programmet omfattar säkerhetsfunktioner, backup med mera, se vidare systemhandboken.